營運總覽 · 對標北極星
儀表板
給品牌營運長與財務長的請款全貌。對標品牌北極星，並以系統設計原則「人最少動、正確度最高」落實，下方附簡短洞察建議。
本頁數字為示意，正式版接系統與 G 試算表即時計算。期間：2026 年 6 月。
問一句，重長儀表板
用白話描述你想看的角度，AI 依系統資料即時重組下面的圖表。
品牌北極星 · 這套系統在服務第一顆
解放人類的「工」，讓創意互相疊加
把行政請款的「工」自動化、把時間還給創意，就是請款系統對齊品牌北極星的方式。（另兩顆：做傍著人類、讓身心變好的產品／成為台灣第一身心品牌。）
品牌營運長視角
看專案燒在哪、外包占多少、整體全貌。
NT$418,560
本月請款總額 · 32 筆
較上月 +8%
財務長視角
看現金何時流出、合規、準時送件。
NT$96,200
待送 ERP · 7 筆
1 筆將逾期
NT$12,840
代扣稅＋二代健保（合規）
系統自動試算
92%
掛創意思境（其餘 Medialand）
分公司分布
洞察建議（對標北極星）
自動化 · 省手
本月 72% 請款用拍照自動帶，較上月手填約省 4 小時。把「分公司」設預設創意思境後，每筆再少點一次。
準時 · 待辦
威叔茶莊 $18,500 距 20 號剩 2 天仍未送 ERP，建議今日處理以維持 90% 準時率。
營運 · 預算
Chill 占本月 58% 支出，集中在實體活動場地與講師；下月實體活動較多，建議先抓季度預算上限。
合規 · 已擋
2 筆勞報接近 20,000 拆單線，系統已自動提醒分月給付，避免二代健保補充保費。
階段 1 · 拍收據自動記帳（整站第一個真功能）
雜支請款
員工代墊、零星雜支：拍一張收據或發票，按辨識，AI 自動帶金額、日期、品項；你只要補幾個下拉，就寫進現有 G 試算表。約 20 秒一筆。
整站第一個真功能 — 已接後端：手機拍照 → Gemini 視覺辨識（真的）→ 寫進系統資料庫（真的）。同步進 G 表黃底列上方／照片存 Drive 為下一步（階段3）。
點此拍照，或從相簿／檔案選收據發票
翻拍請四角對齊、光線充足、字清楚，辨識最準
ERP｜單據掃描檔（照片自動存 Drive，依年月歸檔）
② 發票內容（拍照後 AI 自動帶入，可改）
金額、日期、品項由 AI 視覺辨識自動帶入；還沒拍照前先空著，拍完核對即可。
下面四欄是「發票才必填」（純收據如餐費可留空，系統會當收據處理）。
③ 這幾項機器猜不到，你來補（下拉選）
專案、收款人、請款類型這類商業判斷，AI 光看單據看不出來，所以用下拉快速補齊。
儀表板歸類用·管理者看（非 ERP 欄位）
ERP｜供應商（員工代墊）
儀表板歸類用·管理者看（非 ERP 欄位）
ERP｜類型
ERP｜分公司（預設創意思境）
確認後寫入位置：插在現有 G 表「已上系統送出請款的項目請移到此bar下方」黃底列正上方一列；照片自動存 Drive，依年月（如 202606）子資料夾歸檔，連結放「單據掃描檔」。
寫入由 Apps Script 執行（TextFinder 找黃底列、insertRowBefore 插上方）；後端接上前先示意。
已寫入系統資料庫
系統單號 —
這是真的寫入（非示範）。
階段 1 · 外包請款單產出
開一筆請款給外包
先選這筆是「個人勞報」還是「公司發票」，再選收款者、填專案與金額；按「建立」會同步寫進 G 表，並產生給外包的連結與一段訊息，一鍵複製就能貼到 LINE 傳給對方。
決定走勞報還是發票流程，外包端只看到對應畫面，不會選錯
ERP｜分公司（預設創意思境）
填入請款金額後，系統自動試算代扣 10%、二代健保 2.11% 與實領。
點此上傳，或從相簿／檔案選
報價單、發票、簽名勞報單都可；同一筆會收進同一包資料夾
存進 Drive 同一包資料夾・命名「日期＿收款人＿說明」
ERP 必填對照：類型（由上方「請款類型」決定）／供應商／專案／金額／說明／分公司 已涵蓋；發票號碼·日期·未稅·統編由廠商上傳發票時 OCR 自動帶；個人勞報的代扣 10%·二代健保 2.11%·所得代碼 65·工作結案日 系統自動算。唯一還要進 ERP 內點的只剩「任務／執行項目」。
「預覽外包視角」叫出對方會看到的畫面（RWD 唯讀示意）；「建立並寫入系統」會真的在 G 試算表新增一列、上傳的檔案收進專屬資料夾。
階段 2 · 總表與 Google 試算表
請款總表
每一筆請款都在這裡，左邊縮圖、右邊看「對方填到哪」。沒問題就產出紙本、之後送 ERP。
全部 4待我核對 1等對方上傳 2
「匯入 Google 試算表」是階段 2 才接，這裡先放鈕示意。外包填寫狀態（連結已發／已開啟／已上傳／已確認）也是階段 1、2 範圍。
勞報單
翻拍
王小明個人・勞報
綽號 阿明
線上課程－剪輯 · 06/12
$30,000應領・實領 $26,367
已上傳，待你核對
發票
翻拍
魯克海斯有限公司公司・發票
執行：陳大文
女力空間－攝影專案 · 06/12
$60,000系統辨識
已確認
尚未
上傳
威叔茶莊公司・發票
品牌禮盒 · 連結 06/11 已發
$18,500 待對方開發票
對方已開啟連結
尚未
上傳
阿賢工作室個人・勞報
執行：林志賢 · 綽號 阿賢
線上課程－剪輯 · 連結 06/10 已發
$22,000 待對方上傳
連結已發，對方還沒開
階段 1 · 開單要選的名單
合作單位
外包（公司／個人）的基本資料都建在這裡。開單選收款者就是從這份名單選；資料建一次，之後自動帶入。
魯克海斯有限公司公司・發票
統一編號 12345678
聯絡人 陳先生
電話 02-2700-1234
E-mail lux@example.com
匯款帳戶 ＊＊銀行 ****-5678
付款條件 發票日＋90 天
歷史請款
女力空間－攝影專案 第一期款$60,000 · 06/12
女力空間－攝影專案 訂金$30,000 · 05/20
公司類型固定走「發票請款」；統編、付款條件供開單與比對用。
王小明個人・勞報
身分證號 A12******9
身分別 本國人士
手機 0912-***-678
E-mail ming@example.com
匯款帳戶 ＊＊銀行 ****-1234
公會投保證明 未附（≥20,000 扣二代健保）
歷史請款
線上課程－剪輯 共 8 支$30,000 · 06/12
個人類型走「勞報請款」；身分別、公會證明決定代扣方式，回頭客只需傳簽名檔。
威叔茶莊公司・發票
統一編號 87654321
聯絡人 王老闆
電話 03-555-7788
匯款帳戶 ＊＊銀行 ****-9900
歷史請款
品牌禮盒 茶葉採購$18,500 · 進行中
貫穿各階段
規則記憶庫
用白話把每一條請款眉角、財務部口頭交代、踩過的雷記下來。系統永遠記得，並在開單、總表、AI 諮詢時自動套用。只有練息場內部看得到。
已累積的規則（5）
雜支・稅務我自己2026-06-16
便利特例：練息場獨有——餐費一律可把稅務類別切為 EXAMPT（EX），不必用 TAXABLE。（這是便利特例、非通則，僅適用餐費。）
已記錄為便利特例；餐費辨識後可一鍵切 EXAMPT（自動套用待實作）
個人（勞報）財務部口頭2026-06-12
應領 ≥ 20,000 會扣二代健保 2.11%。要避開就拆成多張、每張 < 20,000、分月給付，付款日自動順延到下個月。
已套用：個人勞報試算自動提醒並提供「分月給付」
公司（發票）財務部口頭2026-05-30
發票買受人要是「創意思境、統編 55857605」，金額要與報價單相符；報價單一定要蓋發票章，沒蓋財務退件。
已套用：公司請款自動比對買受人、統編、報價金額
雜支可否請款米蘭財務部 Gem 匯入2026-06-12
可請款：交通、材料、專案執行必要支出，且有統編發票或載明品項金額的收據。餐費需註明用途與人數。
已套用：外包雜支上傳後，AI 依此判定可否請款
全部請款我自己2026-04-18
每月 18 號收單，逾期順延到下一個付款日（每月 5 號、20 號，遇假日順延）。
已套用：總表付款日自動計算
內部對焦 · 全貌與推進順序
系統藍圖
把「拍發票自動記帳」放進更大的圖裡：三入口 → 系統後台 → 自動拋 ERP → 人只印紙本。本頁是內部對焦用全貌與決策紀錄。
系統設計原則 · 服務品牌北極星
人的動作最少，正確度最高
能拍照的不手填、該算的系統算、規則在源頭就擋錯；最後每筆都備好 ERP 欄位，人只需在 ERP 點兩個選項、列印紙本交財務。
核心決定：系統當主體，G 表是過渡鏡子
解法是看清誰是主體：讓系統用 ERP 嚴格欄位當主體，G 表降為系統吐出的看板。同一份資料、兩種長相 —— 看全貌投影成 G 表，送件投影成 ERP，不再衝突。
G 試算表（現在的角色）
欄位「鬆」，給人看。負責：看全貌、隨時記待請款、追蹤每月 15–20 是否準時送 ERP。不跟 ERP 同步沒關係，它是看板。
請款系統（要長成的主體）
欄位「嚴」，貼齊 ERP。內部存最完整資料，對外投影兩種長相。系統會取代 G 表，但用先餵養→接手→退役漸進，不一刀切。
目標藍圖：三入口 → 後台 → ERP → 紙本
雜支／員工代墊手機拍收據・發票
OCR 自動帶金額/日期/統編/發票號碼/品項；人只補項目說明、分公司。約 20 秒一筆。
廠商請款（公司發票）行政發連結，廠商自己填
行政填基本資料產獨立連結；廠商填＋上傳發票；系統依米蘭規定當場檢核必填與必要文件。
外包勞報（個人勞務）同連結，系統自動算稅
外包填＋上傳（身分證/工會證明）；系統自動算代扣 10%、二代健保 2.11%；行政看總表就知道填了沒。
後台共用「米蘭財務規則檢核引擎」：收件第一步就提醒必填與必要文件，沒齊不能送 —— 把錯誤擋在源頭，正確度最高的關鍵。
人最少動 × 正確度最高：五原則
一、源頭擋錯
收件當下用米蘭規定檢核，必填／必傳不齊不能送。
二、拍照取代手填
能讀的全自動帶，人只補機器讀不到的。
G 表過渡：先餵養 → 接手 → 退役
先餵養（現在）系統把拍照結果寫進現有 G 表，團隊照舊用，零風險。
→
→
推進三階段（價值先、風險後）
低風險・先做階段 1：拍發票 OCR → 寫進 G 表
立刻省手填，不動 ERP；同時累積 ERP 格式資料。
中風險・接著階段 2：獨立連結＋規則檢核＋系統總表
廠商／外包自己填，源頭擋錯；總表開始接手 G 表。
高風險・最後階段 3：自動拋 ERP
機器人代填 ERP，人只印紙本。動到正式財務，放最後。
現在在做：拍發票 OCR 的兩個細節
細節一・寫入位置
新拍進來的請款不開新分頁，直接插進現有 G 表 —— 插在「已上系統送出請款的項目請移到此bar下方」黃底列正上方一列，行政一開表就看到。
Apps Script 用 TextFinder 找 anchor 列、insertRowBefore 插上方；找不到不寫入。
細節二・欄位（離 ERP 只差一步）
插入列左側既有 9 欄照原樣填；OCR 多抓的 ERP 欄寫右側延伸欄，將來拋 ERP 直接用。
既有 9 欄（A–I）
專案名稱｜類別收款人類別日期｜詳細內容金額請款類型預算歸屬單據掃描檔備註
右側延伸欄（J 起・OCR 自動）
統一發票號碼廠商統編發票類型(22/21/25)發票未稅金額稅務類別分公司
分公司預設 MX 創意思境（可改 Medialand）；送 ERP 唯一還需人手點的只剩任務／執行項目（只能在 ERP 內選）。
待你確認：右側延伸欄做法 OK 嗎（或只留 9 欄）？照片分月用上傳當下還是發票日期？開始接後端（Gemini 金鑰、建 Apps Script）我會逐項先問你。